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Para o cliente

Abrindo seu consultório (configuração inicial)

Guia completo, na ordem certa, para configurar o sistema do zero e começar a atender.

Por onde começar

Antes de marcar a primeira consulta, vamos preparar o sistema. Siga a ordem abaixo — cada passo aproveita o anterior. Tudo fica em Configurações (menu lateral). Não precisa fazer tudo de uma vez: o essencial para atender é Unidade → Profissionais → Agendas → Procedimentos.

Central de Configurações: o ponto de partida para abrir o consultório.
Central de Configurações: o ponto de partida para abrir o consultório.
Checklist rápido: 1) Unidade · 2) Especialidades · 3) Profissionais · 4) Salas/equipamentos · 5) Agendas · 6) Convênios · 7) Procedimentos e preços · 8) Formas de pagamento e caixa · 9) Financeiro (plano de contas) · 10) Usuários · 11) Integrações · 12) Comunicação (lembretes) · 13) Teste com o 1º agendamento.

Passo 1 — Cadastre sua unidade

A unidade é a clínica/consultório onde tudo acontece. Confirme o nome, CNPJ, endereço, telefone e os dados usados em documentos e faturamento (CNES, se atende convênio).

  1. Abra Configurações → Unidades.
  2. Edite a unidade existente ou clique em adicionar uma nova.
  3. Preencha razão social, CNPJ, endereço completo e contatos.
  4. Salve. Se você tem mais de uma unidade, cadastre cada uma.
Unidades: as clínicas da sua organização.
Unidades: as clínicas da sua organização.
Dica: Os dados da unidade aparecem em recibos, impressos e guias — capriche para não precisar refazer.

Passo 2 — Especialidades

Cadastre as especialidades atendidas (ex.: Clínica Geral, Pediatria, Cardiologia). Elas são usadas ao cadastrar profissionais e ao agendar.

  1. Abra Configurações → Especialidades.
  2. Clique em Nova e informe o nome da especialidade.
  3. Repita para todas as especialidades da clínica.
Especialidades atendidas pela clínica.
Especialidades atendidas pela clínica.

Passo 3 — Profissionais e equipe

Cadastre os profissionais que atendem. Além dos dados pessoais, informe o conselho profissional (CRM/CRO… — campo TISS, necessário para convênio e prescrição digital) e as especialidades.

  1. Abra Configurações → Profissionais e clique em Novo profissional.
  2. Preencha nome, e-mail e senha (ele usará para entrar), CPF e data de nascimento.
  3. Informe o conselho (tipo, número e UF) e selecione as especialidades.
  4. Marque como Ativo e salve.
Cadastro de profissional: dados, conselho (TISS) e especialidades.
Cadastro de profissional: dados, conselho (TISS) e especialidades.
Atenção: CPF e data de nascimento são exigidos pela prescrição digital (Memed). Sem o conselho correto, o faturamento de convênio pode falhar.

Passo 4 — Salas e equipamentos

Se a clínica controla salas e equipamentos (para evitar dois atendimentos no mesmo espaço), cadastre-os aqui. A agenda passa a considerar a disponibilidade do recurso.

  1. Abra Configurações → Salas e equipamentos.
  2. Cadastre cada sala/equipamento com um nome claro.
Salas e equipamentos (recursos) da unidade.
Salas e equipamentos (recursos) da unidade.

Passo 5 — Agendas (horários)

A agenda define os horários de trabalho de cada profissional (e/ou sala): dias da semana, início/fim, duração do atendimento e intervalos. É o que libera os horários para marcação.

  1. Abra Configurações → Agendas e crie a agenda do profissional.
  2. Defina os dias e faixas de horário (ex.: seg-sex, 08:00–12:00 e 14:00–18:00).
  3. Defina a duração padrão da consulta e bloqueios fixos (almoço).
  4. Salve. Os horários aparecem na Agenda para marcação.
Configuração de agendas: horários por profissional/sala.
Configuração de agendas: horários por profissional/sala.
Dica: Dá para ter regras de overbooking/encaixe e capacidade por horário — útil para clínicas com alta demanda.

Passo 6 — Convênios

Se você atende convênios, cadastre cada operadora e seus planos. Aqui ficam as regras usadas no faturamento TISS (códigos, tabelas, validade de guia).

  1. Abra Configurações → Convênios e clique em Novo.
  2. Informe a operadora, registro ANS e os planos atendidos.
  3. Configure as regras de faturamento conforme o contrato.
Cadastro de convênio e planos.
Cadastro de convênio e planos.
Dica: Atende só particular? Pode pular este passo — o sistema funciona 100% particular.

Passo 7 — Procedimentos e preços

Os procedimentos são tudo que você cobra: consultas, exames, pequenos procedimentos. Defina o preço particular e os valores por convênio. Eles alimentam agendamento, atendimento, cobrança e faturamento.

  1. Abra Configurações → Procedimentos e clique em Novo.
  2. Informe nome, código (TUSS, se convênio) e o preço particular.
  3. Adicione os valores por convênio, quando aplicável.
  4. Organize em grupos (Configurações → Grupos de procedimentos) para achar rápido.
Cadastro de procedimento com preços.
Cadastro de procedimento com preços.
Dica: Em Taxas e Config. de procedimentos você define taxas extras e comportamentos (ex.: se emite laudo, consumo de material/kit).

Passo 8 — Formas de pagamento e caixa

Configure as formas de pagamento aceitas (dinheiro, cartão, PIX, etc.) e os caixas físicos (pontos de recebimento). Isso habilita o recebimento no balcão.

  1. Abra Configurações → Pagamentos e cadastre as formas aceitas.
  2. Abra Configurações → Caixas físicos e crie o(s) caixa(s) da recepção.
Formas de pagamento aceitas.
Formas de pagamento aceitas.

Passo 9 — Estrutura financeira

Para um controle financeiro completo, configure o plano de contas (categorias de receita/despesa) e os centros de custo (setores). Isso deixa os relatórios financeiros ricos desde o início.

  1. Abra Configurações → Plano de contas e crie as categorias.
  2. Abra Configurações → Centros de custo e cadastre os setores.
Plano de contas (categorias financeiras).
Plano de contas (categorias financeiras).
Dica: Não precisa ser perfeito no dia 1 — comece simples e refine com o tempo.

Passo 10 — Usuários e permissões

Crie um usuário para cada pessoa da equipe e defina o perfil de acesso (recepção, profissional, financeiro, gestor…). O perfil controla o que cada um vê e pode fazer.

  1. Abra Configurações → Usuários e clique em Novo.
  2. Informe nome, e-mail e o perfil (permissões).
  3. Envie as credenciais; na 1ª entrada a pessoa troca a senha.
Cadastro de usuário e perfil de acesso.
Cadastro de usuário e perfil de acesso.
Atenção: Dê a cada pessoa o menor acesso necessário (princípio do menor privilégio). Em Política de segurança você define regras de senha e sessão.

Passo 11 — Integrações

Em Configurações → Integrações você liga os serviços externos, cada um por clínica: WhatsApp (atendimento e lembretes), Inteligência Artificial (copiloto), Pagamentos/NFS-e (Asaas), Assinatura digital e Prescrição (Memed).

Central de Integrações (por clínica).
Central de Integrações (por clínica).
Dica: Veja os manuais específicos: Inteligência Artificial, WhatsApp e CRM, e Lembretes.

API pública e webhooks (para o seu TI)

No mesmo lugar, o cartão API pública e webhooks permite conectar outros sistemas (ERP, contabilidade, BI) à sua organização — sem precisar de acesso de usuário.

  1. Chave de API: crie uma chave, escolha os escopos (o que ela pode ler) e copie o valor — ele aparece uma única vez.
  2. Use a chave no cabeçalho Authorization: Bearer sua-chave nas rotas /api/v1 (pacientes e agendamentos, somente leitura).
  3. Webhook: informe a URL do seu sistema e os eventos desejados (ex.: patient.created, appointment.created). Guarde o segredo exibido.
  4. A cada evento, enviamos um POST assinado no cabeçalho X-Clinico-Signature; valide-o com o segredo antes de confiar no conteúdo.
Atenção: Trate a chave como uma senha: quem a tiver lê os dados da sua organização. Se vazar, revogue na hora — a revogação é imediata. Envios que falham são repetidos com espera crescente e ficam visíveis em Ver envios, com opção de reenviar.

Automações (o sistema agindo sozinho)

Em Configurações → Automações você monta réguas do tipo “quando acontecer X, faça Y” — sem depender de ninguém programar. É o que transforma um evento do dia a dia em ação da equipe.

  1. Escolha o gatilho: paciente faltou, consulta cancelada, novo lead, pesquisa respondida…
  2. Se quiser, acrescente condições (ex.: só quando o convênio for particular). Sem condição, a regra vale sempre.
  3. Escolha a ação: enviar WhatsApp, enviar e-mail ou abrir uma tarefa de follow-up para a equipe.
  4. Defina quando executar: na hora ou depois de um tempo (1 hora, 1 dia, 1 semana).
Dica: Exemplo clássico: quando o paciente falta, criar uma tarefa para a recepção ligar e reagendar no dia seguinte. Em Execuções você confere o que a regra fez e por quê.
Atenção: Regras que reagiriam ao próprio efeito são bloqueadas na criação — é o que impede a automação de entrar em laço e disparar mensagens sem parar.

Passo 12 — Comunicação com o paciente

Configure os lembretes de consulta (reduzem faltas) e os modelos de mensagem. Assim o paciente é avisado automaticamente.

  1. Abra Configurações → Lembretes e crie as regras de antecedência.
  2. Em Templates de mensagem e Templates de WhatsApp, ajuste os textos.
Regras de lembrete de agendamento.
Regras de lembrete de agendamento.

Passo 13 — Faça o teste final

Tudo pronto? Valide ponta a ponta: cadastre um paciente de teste, marque uma consulta, atenda, lance um procedimento, receba no caixa e confira no relatório.

  1. Cadastre um paciente (menu Pacientes → Novo).
  2. Crie um agendamento na Agenda.
  3. Faça o check-in na Recepção e atenda (lance um procedimento).
  4. Receba o pagamento no Caixa e confira em Relatórios.
Dica: Deu certo? Seu consultório está pronto para operar. Apague o paciente de teste depois, se quiser.